يتم قيد واقعة الميلاد للعمانيين داخل سلطنة عمان وخارجها، وكذلك للأجانب المقيمين سلطنة عمان. ويتم الإبلاغ عن الواقعة خلال أسبوعين من تاريخ حدوث الولادة داخل سلطنة عمان، وتصدر شهادة لتكون معتمدة كوثيقة رسمية. وفي حال حدوث الولادة خارج سلطنة عمان يتم الإبلاغ عن الواقعة خلال ثلاثة أشهر من تاريخ الميلاد الى البعثة العمانية في الدولة التي حدثت فيها الميلاد إذا كانت مدة الإقامة أكثر من شهر، وخلال خمسة عشر يومـــــــــاً من تاريخ الوصول لسلطنة عمان إذا كــــــانت الإقامـــــة بالخارجي أقل من شهر.
(ملاحظة):
في حالة حدوث واقعة الميلاد خارج سلطنة عمان للعمانيين يتطلب إحضار أصل شهادة الميلاد لقيدها في نظام السجل المدني مع مراعـــــــاة تصديقهـــــــــا من الجهــات المختصــة.